视频会议使不同地方的人们相互影响——不管他们之间是10分钟的步程还是10小时的飞机行程。它能够使人们像在同一房间一样交流思想、交换信息。这就意味着人们不用在等E-mail、传真或者快递中度过工作时间。简短地说，视频会议使人们“坐”在了一起。

视频会议有三种好处。“硬件”上的好处是可以衡量的。然而“软件”和“战略”上的好处很难衡量。它们必须包含在综合分析公司在视频会议投资成本与利益中。

硬件好处：
1、减少花费；
2、更少的旅行、住宿、娱乐花费；
3、更高的生产力；
4、更少的时间花在旅行上，而更多的时间用在生产工作；
5、充分利用资源；
6、关键人物、关键信息变得更容易接近。
软件好处：
1、流畅的沟通；
2、人们更频繁的聚在一起，更有效的分享信息；
3、更快地作出决策；
4、更容易接近关键人物；
5、良好的工作环境；
6、没有汽车或者飞机喷射出来的气体的毒害。
7、减少战争、疾病等的人身伤害。

战略好处：
1、制定最优化决策；
2、决策不仅会更快，而且有更多参与者的意见与赞同；
3、更快的的危机处理；
4、无论主管人员在何时何地，都能在短时间内召集决策；
5、更快的投入市场；
6、因为可作更快的决策，得到更多的意见，所以可以使产品能更快地投入市场；
7、更多的顾客反馈；
8、因为公司运作变得更加有效率，就会对顾客需求作出更有成效的回答。
从以上不同的视频应用面，以及技术提升的趋势，视频会议产品开始成为企业办公室必备的设备，不但可以提高企业办公效率，还可以为企业提高服务绩效，尤其在迈入二十一世纪之际，全面科技化的加速发展，构建视频会议系统已是企业信息化建设中不可缺少的环节。
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